Valt jouw bedrijf (in de toekomst) onder de CSRD-richtlijn? Dan is het verplicht om vanaf de ingangsdatum een duurzaamheidsrapportage aan te leveren. Ook als de datum nog ver weg is, helpt het om alvast de eerste stappen te zetten.
Uit ervaring blijkt namelijk dat er 1 à 2 verslaggevingsjaren nodig zijn om informatie goed en veilig uit systemen te halen. Met dit stappenplan kun je in 10 stappen aan de slag:
- Stel een multidisciplinair team samen
Als bedrijf moet je over een breed aantal thema’s rapporteren. Denk aan HR, inkoop, finance, huisvesting, mobiliteit en strategie. Zorg daarom voor commitment vanuit de top en stel een team samen met vertegenwoordigers van elk thema.
Het multidisciplinaire team kan aan de slag gaan met het verzamelen van data en kpi’s, maar ook werken aan een duurzaamheidsbeleid.
- Doe het benodigde achtergrondonderzoek
Zorg dat je inzicht hebt in wat, waar en hoe je bedrijf goederen of diensten inkoopt en afzet. Onderzoek ook de risico’s van het land, de regio en de sector waarin je werkt (dit kan bijvoorbeeld met de MVO Risico Checker). Zo krijg je een passend beeld van wat er allemaal speelt in jouw werkveld.
Kijk ook naar audits, certificeringen, jaarverslagen en andere manieren waarop de bedrijven waarmee je samenwerkt (of hun keten) omgaan met risico’s op het gebied van mens en milieu. Hiermee krijg je een eerste indruk van welke thema’s voor jouw bedrijf ‘materieel’ zijn en over welke datapunten je volgens de standaarden informatie moet geven.
- Ga in gesprek met stakeholders
Voer gesprekken met stakeholders in je eigen onderneming en de waardeketen om te kijken waar de impact op en de impact van de onderneming ligt. Focus je daarbij op de stakeholders die het meeste impact maken op je bedrijf of waarop je bedrijf de meeste impact maakt. Zorg dat getroffen stakeholders zoals omwonenden, werknemers of getroffen gemeenschappen daar in ieder geval onderdeel van zijn.
Weet je welke stakeholders belangrijk zijn en wil je beginnen met de gesprekken? De SER heeft samen met een aantal bedrijven pilots gedraaid waarin stakeholderdialogen centraal stonden. In dit verslag vind je het plan van aanpak van een bedrijf en de lessen die zijn geleerd tijdens het proces. Je kunt deze informatie ter inspiratie gebruiken voor het opzetten van je eigen stakeholderdialogen. Daarnaast heeft de SER een aantal tools ontwikkeld dat bedrijven helpt om een betekenisvolle stakeholderdialoog op te zetten. De tools zijn beschikbaar via deze link.
- Bepaal je drempelwaarden en je materiële thema’s
De vorige stappen geven je inzicht in materiele thema’s. Om te bepalen waar je daadwerkelijk over gaat rapporteren moet je objectieve criteria opstellen en bepalen hoe je de onderwerpen gaat ranken. Denk ook na over hoe je de feedback van verschillende stakeholders weegt. Vervolgens houd je tijdens het uitvoeren van de analyse rekening met de lijst duurzaamheidsthema’s. Wanneer als gevolg van de materialiteitsanalyse een bepaald thema in deze lijst als materieel wordt gezien, rapporteer je hierover volgens de rapportage-eisen.
CSRD vereist dat je per materieel thema – zoals Klimaat – op de volgende punten gaat rapporteren:
- Wat je beleid is op dit thema;
- Welke acties je daarop doet in het jaar dat je rapporteert;
- Welke indicatoren je gebruikt om de acties te meten;
- Of je bepaalde doelstellingen hebt op het thema.
Je kan nu aan de slag met de analyses op basis van het principe van dubbele materialiteit. Je kijkt hierbij dus – aan de hand van de standaarden – naar enerzijds de impact óp en anderzijds de impact ván je onderneming. In het eerste geval kan je denken aan bijvoorbeeld water- en droogteschade of CO2-heffingen. Als het gaat om de impact van, zijn schade aan biodiversiteit of mensrechtenschendingen goede voorbeelden.
- Maak een verschillenanalyse
Het is nu tijd om te kijken naar wat al beschikbaar is binnen jouw bedrijf en wat er nog niet is. Op basis hiervan ontdek je wat je mist aan informatie en strategie om te voldoen aan CSRD. Het multidisciplinaire team kan een roadmap maken om alles wat ontbreekt de komende periode te vergaren. Begin dus ruim op tijd met de verschillenanalyse – minimaal een jaar van tevoren als dat lukt.
Je kunt hiervoor dit overzicht van datapunten gebruiken.
- Stel een duurzaamheidsbeleid in of pas deze aan
Met een duurzaamheidsbeleid wordt doorgaans de lange termijndoelen bedoeld die een onderneming heeft op bepaalde duurzaamheidsthema’s. Ook beschrijft het de aanpak om deze doelen te behalen. Met de onderwerpen die vanuit de materialiteitsanalyse als heel belangrijk zijn bestempeld, gaat het team aan de slag
Kijk bij het opstellen van een duurzaamheidsbeleid ook vooral naar hoe andere bedrijven dit hebben gedaan. Je vindt het beleid of de strategie steeds vaker op de website van bedrijven. Eventueel kun je een deel hiervan opnemen in je eigen verslag of naar relevante stukken verwijzen.
- Creëer een strategie voor dataverzameling
Voor CSRD heb je veel data nodig op het gebied van de duurzaamheidsthema’s. Bedenk daarom een efficiënte strategie voor dataverzameling. Waar is welke informatie te vinden? Hoe kom je aan belangrijke aanvullende informatie? Wie is verantwoordelijk voor de data, hoe gaat diegene het aanleveren en hoe wordt hierop aangestuurd? Vergeet ook niet om te bepalen welke kwaliteitschecks nodig zijn, zodat de informatie als betrouwbaar bestempeld kan worden. Misschien zijn er nieuwe systemen nodig voor sommige informatie, bijvoorbeeld als het gaat om CO2-uitstoot of afvalverzameling.
- Maak de duurzaamheidsrapportage
De volgende stap is het (laten) vormgeven van je duurzaamheidsrapportage. Op deze pagina lees je hoe je dit kunt doen.
- Check de duurzaamheidsrapportage bij je accountant
De duurzaamheidsrapportage moet door een externe accountant worden beoordeeld. Je wilt natuurlijk niet dat de rapportage wordt afgekeurd. Het is daarom belangrijk dat je al in een vroeg stadium een account inschakelt, zodat hij of zij kan kijken of je de materialiteitsanalyse correct hebt gedaan. Ook checkt je accountant of de verzamelde data volledige, betrouwbare en controleerbare informatie oplevert.
- Publiceer de rapportage
Is de externe accountant akkoord? Dan is het tijd om de rapportage te publiceren. Je leest hieronder hoe je dat kunt doen. Lever de rapportage op tijd aan bij de Kamer van Koophandel, dus niet vlak vóór of op de dag van de deadline. Je bent binnenkort waarschijnlijk ook verplicht om de rapportage op je eigen website te publiceren.